home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Gold Collection / Software Vault - The Gold Collection (American Databankers) (1993).ISO / cdr02 / billtime.zip / BILLTIME.MAN < prev   
Text File  |  1993-06-25  |  22KB  |  424 lines
  1. BillTime.MAN    User manual for BillTime Version 2.2
  2.  
  3.                             THE DISCLAIMER
  4. Saroff Design offers BillTime as "SHAREWARE", and allows the unlimited
  5. copying and distribution of BillTime to any one. This is NOT free
  6. software, and Saroff Design expects to be paid the registration fee by
  7. all people who continue to use BillTime. Saroff Design offers BillTime
  8. "AS IS", and Saroff Design makes no warranty, expressed or implied,
  9. with regard to the software. All implied warranties, including the
  10. warranties of merchantablitiy and fitness for a particular use, are
  11. hereby excluded. In no event shall Saroff Design be liable for any lost
  12. profits, lost savings; or other consequential, special, or indirect
  13. damages, even if Saroff Design has been advised of the possibility of
  14. such losses or damages. In any event, Saroff Design liability arising
  15. out of any kind of legal claim (whether in tort, contract, or
  16. otherwise) in connection with the software will not exceed the fee paid
  17. for the software license.
  18.  
  19.                            THE DESCRIPTION
  20. BillTime is a full-featured, multi-user, time tracking system which
  21. allows professionals who charge for their services to easily keep
  22. detailed records of when and what they did. Include features: unlimited
  23. number of work slips; multiple data areas; reports; unlimited number of
  24. clients, activities, projects and users. Fuzzy logic text search of all
  25. work slips. Bill charges by time, flat rate, or not at all. Similar to 
  26. expensive commercial package, but much easier to use. It is not necessary 
  27. to read the user manual to begin using BillTime -- all relevant menu 
  28. choices and hot-keys are shown at all times on the entry screens. Data 
  29. entry fields are automatically checked against automatic look-up lists. 
  30. Free-form notes can be added to any work slip, and the entire slip 
  31. contents can be searched quickly and easily.
  32.  
  33. Suggested registration fee: $19.
  34.  
  35. What happens if you do not pay the registration fee: nothing. This
  36. shareware program is complete and will work forever even if you do not
  37. decide to pay the registration fee.
  38.  
  39. What you get if you do pay the registration fee: the Pro package, which
  40. contains the complete BillTime program PLUS a full Billing/Invoice
  41. module, a network security system and more.
  42.  
  43. How hard is it to start using BillTime: not hard at all. In fact, I
  44. suggest that once you have BillTime installed on your computer that you
  45. go ahead and start  using it, then, if you have any questions, read the
  46. rest of this document.
  47.  
  48.                          INSTALLATION INSTRUCTIONS
  49. To install Billtime you create a directory on your hard drive called    
  50.     C:\BILLTIME
  51. Do this by typing:
  52.     C:
  53.     CD \
  54.     MKDIR BILLTIME
  55.     CD \BILLTIME
  56.  
  57. Copy the billtime.zip file to this directory by typing:
  58.     COPY A:billtime.zip            
  59.   or, if billtime.zip is on another drive disk, such as B:
  60.     COPY B:\billtime.zip
  61.  
  62. Uncompress billtime.zip by typing:
  63.     PKUNZIP billtime.zip
  64.  
  65.  
  66.                    RUNNING BILLTIME FOR THE FIRST TIME
  67. When BillTime is run for the first time it will create a working
  68. database in the C:\BILLTIME directory. The database consists of empty
  69. data files and their indexes. BillTime will display a message asking
  70. you to confirm the creation of this database. Type the letter 'Y' (at
  71. the end of this document is a specific list of all the files created by
  72. BillTime).
  73.  
  74. After the empty database is  created, the following MAIN MENU will
  75. appear:
  76.  
  77. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  78. ║            Shareware --- BillTime Time Track System --- Shareware         ║
  79. ║▐▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▌║
  80. ║▐                  ** MAIN MENU - MAKE CHOICE OR PRESS ESC **             ▌║
  81. ║▐                ╔═══════════════════════════════════════════╗            ▌║
  82. ║▐                ║1) CREATE A WORK SLIP                      ║            ▌║
  83. ║▐                ║2) SEARCH FOR SLIPS                        ║            ▌║
  84. ║▐                ║3) USER LIST                               ║            ▌║
  85. ║▐                ║4) CLIENT LIST                             ║            ▌║
  86. ║▐                ║5) ACTIVITY LIST                           ║            ▌║
  87. ║▐                ║6) PROJECT LIST                            ║            ▌║
  88. ║▐                ║7) REPORTS                                 ║            ▌║
  89. ║▐                ║8) CHANGE DATA AREA                        ║            ▌║
  90. ║▐                ║9) MAINTENANCE UTILITIES                   ║            ▌║
  91. ║▐                ║H) VERSION HISTORY                         ║            ▌║
  92. ║▐                ║P) PRO FEATURES & REGISTRATION INFORMATION ║            ▌║
  93. ║▐                ║C) MAKE A COPY FOR A FRIEND                ║            ▌║
  94. ║▐                ║Q) QUIT                                    ║            ▌║
  95. ║▐                ╚═══════════════════════════════════════════╝            ▌║
  96. ║▐                        Data Directory: C:\BILLTIME\                     ▌║
  97. ║▐▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▌║
  98. ║    Version 2.2  03/08/93  Copyright 1993 Steve Saroff   (SSaroff@aol.com) ║
  99. ╚══════ Logged in as user SAROFF, you have ADMINISTRATION rights. Mem: 104 ═╝
  100.  
  101. Work slips are where you will enter what work you have done and all the
  102. information about the work. None of the information is mandatory,
  103. however for you to get practical use from BillTime you should enter as
  104. much information as possible.
  105.  
  106. When entering information on slips, the User, Client, Activity and
  107. Project data fields are cross checked against look-up lists. Look-up
  108. tables will automatically be displayed when ever an entry is made which
  109. is not found in the existing lists, and, if the entry should be on the
  110. list, it can be added.
  111.  
  112. Here is what a slip entry screen looks like:
  113.  
  114.  F10=Save Changes                         Esc=Exit with OUT save 
  115.  F9=Add/Edit Notes                        F1=Look-up Tables 
  116. ╔═══════════════════════════ >> TIME RECORD SLIP << ════════════════════════╗
  117. ║    Slip Num:  00000001                                                    ║
  118. ║        User:                                                              ║
  119. ║      Client:                                                              ║
  120. ║    Activity:                                                              ║
  121. ║        Date:                                                              ║
  122. ║  Time Spent:     0.00                                                     ║
  123. ║  Start Time:  14:41     Stop Time:   :                                    ║
  124. ║     Project:                                                              ║
  125. ║                                                                           ║
  126. ║   Charge at:  C Client's charge rate      Hourly rate:    0.00            ║
  127. ║                                  charge For this Work:                    ║
  128. ║F9=View/Edit Notes                                                         ║
  129. ║                                                                           ║
  130. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  131.  
  132. Here is what should be entered in the appropriate fields:
  133.    User: name, or code, of the person doing the work.
  134.    Client: name, or code, for who the work was done.
  135.    Activity: name, or code, for what was done.
  136.    Time spent: hours and decimal of time done for this slip.
  137.    Start time: time work was begun
  138.    Stop time: time work was completed
  139.    Project: the project which this slip should be included with.
  140.    Charge at: Hourly charges can be set for the user, client or
  141.               activity. The slip can also be billed at a flat rate 
  142.           or not at all.
  143.    Hourly rate: a dollar per hour rate can be entered in instead of
  144.                 using the set rate for the client, user, or activity.
  145.   FreeForm notes: can be added/edited by pressing the F9 key. There is
  146.                   no limit to the length of the notes that can be added 
  147.                   to a slip, and any information entered in the notes can 
  148.                   be searched and located.
  149.  
  150. The time spent on a slip can be entered as an hour number, or you can
  151. just enter the start time or the stop time of the work. In the DEFAULT
  152. CONFIGURATION section of the program you may chose to have the start
  153. time, or the end time automatically entered on the slip (using your
  154. system's clock), or you may chose to not have anything automatically
  155. entered.
  156.  
  157. Each work slip can be assigned to a PROJECT. Projects are convenient
  158. ways to keep track of time spent which may involve work with a variety
  159. of clients.
  160.  
  161. Once again, it is not necessary to enter any information on a slip.
  162.  
  163. There are two ways to create new work slips. The first is to chose the
  164. very first menu selection, CREATE A WORK SLIP, which will create a new
  165. slip, with the next sequential slip number automatically assigned. Or,
  166. from the SEARCH FOR SLIPS lists, you can create a new slip by pressing
  167. the F2 key.
  168.  
  169.  
  170. How to locate a work slip:
  171. The second Main Menu choice is SEARCH FOR A SLIP. You will be able to
  172. search for slips in the following four ways:
  173.                     ****      WORK SLIP SEARCH      **** 
  174.                ╔═════════════════════════════════════════╗
  175.                ║1) LIST OF ALL WORK SLIPS BY SLIP NUMBER ║
  176.                ║2) LIST OF ALL WORK SLIPS BY CLIENT      ║
  177.                ║3) LIST OF ALL WORK SLIPS BY PROJECT     ║
  178.                ║4) FUZZY TEXT SEARCH OF ALL SLIPS        ║
  179.                ║5) RETURN TO MAIN MENU                   ║
  180.                ╚═════════════════════════════════════════╝
  181.  
  182. 1) Chronologically by slip number. A list of all slips will be shown
  183. and by entering in the slip number (or an approximation) you can locate
  184. slips.
  185. 2) Alphabetically by CLIENT. A list will show all slips sorted by
  186. clients, and you can locate slips by typing a client Code/Name (or an
  187. approximation).
  188. 3) Alphabetically by PROJECT. A list will show all slips sorted by
  189. projects, and you can locate slips by typing a client Code/Name (or an
  190. approximation).
  191. 4) By fuzzy logic, which is really neat. You can enter ANY text and the
  192. entire slip database will be search quickly (even text in the free-form
  193. text notes), and a list of all direct text matches will be displayed.
  194.  
  195. Once a slip is located, by pressing the enter key the entire slip will
  196. be displayed. You can edit any part of the slip except the parts that
  197. are automatically filled in (the sequential slip number, and the totals
  198. for project information).
  199.  
  200. Slips can also be deleted, one-at-a-time from the lists by pressing the
  201. F3 key. Slips can also be mass-deleted, many-at-a-time, from the PURGE
  202. utility, discussed bellow.
  203.  
  204.  
  205. Lists:
  206. All the lists in the slip database are dynamically updated while
  207. entering information from the mail slip entry screen. However, the
  208. lists can also be edited and added to from Main Menu selections. There
  209. are lists for the following:
  210. USERS  You can add any user who will you need to track time for, and
  211. their hourly rate. There is no limit to the number of users (just as
  212. there is no limit to any part of the BillTime system), and each user
  213. can have a different default hourly billing rate. This makes it
  214. possible to create entries with different billing rates for the same
  215. person.
  216.  
  217. CLIENTS You enter client information in this list, and you can add a
  218. different hourly charge for each client if you want. For example, in my
  219. copy of BillTime (which I use for all my billing for my business), I 
  220. have several non profit clients whom I charge less then the rest of my
  221. clients.
  222.  
  223. ACTIVITIES  You enter activities here, such as PROGRAMMING, PHONE
  224. CALLS, MEETINGS, DIGGING DITCHES, PREPARING BRIEFS, COURT TIME, TAKING
  225. PHOTOS, etc. Each activity can have a set hourly billing rate. For
  226. example, I charge one rate for Windows programming, another for DOS
  227. programming, and another for Unix programming. I even have rates for
  228. time I spend on the phone, and for lunch meetings. This gives my
  229. clients a very nice picture of what I do for them and why the totals on
  230. my bills are what they are (If I have spent the last 100 hours doing
  231. kernel level Unix programming it will be more expensive then if I had
  232. been having a lot of lunch meetings and phone conversations). I also
  233. use this field to enter direct expenses (which I charge back to my
  234. clients at flat rates), such as PHOTOCOPIES, OFFICE SUPPLIES, FAX
  235. CHARGES, GASOLINE, etc. 
  236.  
  237. PROJECTS  Projects are nice things to keep information on. Any work
  238. slip can be assigned to any project, thus making it possible for
  239. several people to work for several different clients but all for the
  240. same project. You can enter estimated start and stop dates, estimated
  241. completion times, as well as actual start and completion dates and
  242. times. This information can be looked up easily, and is also
  243. automatically displayed on the work slips. (The full benefit of the
  244. project information is had when using the Billing system, which is part
  245. of the Pro version, which you can have for the registration fee of
  246. $19.00).
  247.  
  248.  
  249.                               REPORTS
  250. The main menu choice REPORTS is where you go to create summary
  251. information about all, or some, of the work slips in the slips
  252. database. Reports can be printed, displayed, sent to a file, or written
  253. as SDF ASC files. Reports show summary information between any two
  254. dates, and for a variety of conditions and sort options. For example,
  255. you can use this system to create summary reports for any client
  256. showing the total number of hours worked between any two dates. (The
  257. Pro version has a richer assortment of reports and bills).
  258.  
  259.  
  260.  
  261.                          CHANGING DATA AREAS
  262. The main menu choice CHANGE DATA AREA lets you completely change the
  263. working directory for BillTime. You can have any number of completely
  264. separated work areas. When you change data areas, a completely new and
  265. empty database will be created in the newly chosen directory. This
  266. makes it possible for two separate business who are sharing the same
  267. office and computer, or who are on the same network, to keep their
  268. information separate from each other. 
  269.  
  270. If you have several data areas, and want BillTime to automatically
  271. start in an area other than C:\BILLTIME, you can create a configuration
  272. file which contains the name of the new, default data area. To do this
  273. you must create an ASC file called   BILLTIME.CFG   which has the
  274. following line in it:
  275.    mDatapath=C:\xxxxx    
  276. where the xxxx's are the name of the other data area. For example, if
  277. you have a data area called  C:\BIGPLANS    you would create a file
  278. called BILLTIME.CFG and put the following line in it:
  279.    mDatapath=C:\BIGPLANS          [the case doesn't matter]
  280. The billtime.cfg file must be in your working directory; ie, wherever
  281. it is you type 'BILLTIME' from. This makes it possible to put the
  282. billtime.exe file in a search path area (such as C:\dos) and have your
  283. data areas in places besides c:\billtime.
  284.  
  285. However, don't go creating new databases recklessly, as they will
  286. confuse you and take up disk space. Most businesses have been able to
  287. operate just fine -- with several employees, many clients and
  288. activities and projects -- from the single, default data area of
  289. C:\billtime.
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.                         MAINTENANCE UTILITIES
  295. The MAINTENANCE UTILITIES consist of the following menu choices:
  296. DOWNLOAD DATA  -- which is the same as going to reports and choosing to
  297. output the report in SDF format.
  298. REBUILD ALL INDEXES   -- if, and whenever things do not seem to be
  299. working correctly, chose this menu option. All database systems are
  300. subject to data index corruption from disk problems, power interrupts,
  301. and, mostly, program bugs which can leave indexes out of order.
  302. Rebuilding indexes is a way to fix problems.
  303.  
  304. EDIT DEFAULT CONFIGURATION  -- you can enter default values for user,
  305. activity, client and project here, so if you find yourself typing too
  306. much of the same exact thing over and over, please set the default
  307. values to who you are. You can also have the program automatically
  308. enter the stop time instead of the start time (or you can turn the
  309. automatic fill in features off), set the pkzip flag to Y (for using
  310. pkzip to create backup files when indexes are rebuilt), and if you do
  311. not have a tractor-feed printer you can set a flag which will then have
  312. the program pause for you when it prints reports.
  313.  
  314. PURGE SLIPS  -- be careful purging slips. When you purge slips they are
  315. gone forever. You purge by entering a combination of data ranges,
  316. users, clients, activities and projects. The more you enter, the more
  317. restrictive the purge is. For example, if you just enter the user JOE,
  318. then all slips for JOE will be gone. But, if you enter JOE and a date
  319. range, then only slips in that date range will be gone, and if you
  320. further restrict the purge criteria by entering an activity such as
  321. OOFING OFF, then only JOE's slips, for GOOFING OFF in the entered
  322. date range will be purged.(The exception to this is a safety feature:
  323. If you leave everything blank, then the purge will NOT be done.)
  324.  
  325.  
  326.  
  327.                        ORDERING INFORMATION
  328. If you like this program, and use it, I would like you to register it.
  329. The registration fee isn't much and you get a lot back for it. There is
  330. a main menu choice called PRO FEATURES & REGISTRATION INFORMATION which
  331. will print an order form for you.
  332.  
  333.  For registering your copy of this program will receive as a bonus:     
  334.     
  335.                                                                               
  336.     DETAIL REPORTS                                                
  337.         a variety of detail and project reports, showing all information.
  338.     PRINTED USER MANUAL                                                
  339.        laser printed, detailed, easy to read.                          
  340.     BILLING SYSTEM                                                     
  341.         generate Invoices and track Transactions.                      
  342.     NETWORK LICENSE                                                    
  343.         allows unlimited use on networks. Includes Security/Login System.
  344.     TECH NOTES                                                           
  345.        information on how to export/import dbf data to/from other programs.
  346.     ALL FUTURE UPDATES                                                     
  347.        Windows Version (when developed), as well as maintenance releases.
  348.     TECH-SUPPORT VIA E-MAIL                                              
  349.        internet address used only for support of this program.           
  350.                                                                          
  351. To register and receive these bonus features, send $19 (check or money order)
  352.             To: Steve Saroff 1901 Missoula Ave, Missoula MT 59802           
  353.                                                                               
  354.  
  355.                           MAKE A COPY FOR A FRIEND
  356. If you use BillTime, as well as registering it, I encourage you to give
  357. copies of it to anyone you know. There is Main Menu choice which will
  358. make a distribution copy of BillTime, and which will print an letter
  359. which  you can send/give with the distribution diskette. If you plan on
  360. using this distribution utility (a unique feature to all Saroff Design
  361. Shareware), do not delete the BillTime.zip file which was originally
  362. installed on your hard drive.
  363.  
  364. ╔═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  365. ║                           Make a copy for a friend                        ║
  366. ║ If you still have the DISTRIBUTION ZIP file (BILLTIME.ZIP) you can        ║
  367. ║ create copies of BillTime Time Track System to be given to anyone.        ║
  368. ║ You should have a blank, formatted floppy disk ready.                     ║
  369. ║ This utility will copy BILLTIME.ZIP  onto the floppy, as well as          ║
  370. ║ create a small set of installation instructions on the floppy.            ║
  371. ║                                                                           ║
  372. ║ You can also have this utility print a short intro letter to be sent      ║
  373. ║ with the floppy disk.                                                     ║
  374. ╚═══════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  375.  
  376.  
  377.  
  378.                                 NETWORK INFORMATION
  379. BillTime is a true multi-user database system. It uses record locking and allows
  380. for many people to be using it simultaneously. The Pro version has a security
  381. system, which keeps users out of other user's work slips. If you use billTime on
  382. a Novell network, make sure to flag the BillTime.exe file as Sharable, as well
  383. as all the other files in the F:\billtime directory.
  384.  
  385.  
  386. List of files created and maintanied by Billtime:
  387.  
  388. Directory of C:\BILLTIME 
  389.  
  390. BILLTIME.EXE  == the executable file
  391. * all the DBF and DBT files are the data files (in dBase format)
  392. ACTILIST.DBF 
  393. DBF_DIC.DBF 
  394. CLIELIST.DBF 
  395. CONFIGUR.DBF
  396. NTX_DIC.DBF
  397. ERRORLST.DBF
  398. ERRORLST.DBT
  399. FIELDCON.DBF 
  400. LASTNUM.DBF 
  401. PASSWORD.DBF
  402. PROJECT.DBF
  403. SLIP.DBF
  404. SLIP.DBT
  405. USAGE.DBF 
  406. USER.DBF
  407. USERLIST.DBF
  408. * all the NTX and IA files are index files
  409. DBF_DIC.NTX
  410. NTX_DIC.NTX
  411. SLIPCLIE.NTX
  412. SLIPPROJ.NTX
  413. SLIPSYS.NTX 
  414. USERLIST.NTX
  415. CLIELIST.NTX
  416. ACTILIST.NTX
  417. PROJECT.NTX
  418. SLIP.IA 
  419. TIME.LST      === a marker file used to record the current time
  420. BILLTIME.MAN  === this document
  421. BILLTIME.ZIP  === the distribution zip file
  422.  
  423. ================================= end of billtime.man
  424.